宴會或招待會都是會議過程中的重要環節，要特別予以精心安排。要邀請與會代表團及與會國駐當地的使節參加（即出席會議國家駐主辦國的大使館或總領事館的大使或總領事出席或派他們的代表出席），由東道有關負責人出面宴請。舉行宴會或招待會要根據人數而定。人多時搞招待酒會，便于會議代表之間的相互認識和交流，也可避免許多復雜的排位工序。但人少時可搞宴會形式。無論是舉行宴會或是招待會，一般均應發出請柬。這是禮貌，亦是對客人提醒和備忘之用。
舉行酒會之前，要安排會議提早一點結束，讓代表有洗臉換衣的時間。酒會中，除了代表們之間相互交談外，工作人員、翻譯要積極起穿針引線作用，尤其是當國內代表人數多而外國代表人數少時，要注意把出面的領導和國內代表介紹給國外代表，或把國外代表介紹給國內出面領導和國內代表，引導他們交談起來，特別是外國代表中來自發展中或不發達國家的代表，不要使他們感到被冷落。
