1、迎送

     接送人員必須準確掌握出席會議代表抵離的具體日期和時間，以及他們所乘的交通工具和進出境的口岸。根據他們的身份安排我方人員前往迎送。如對方是會議主席或者是身份較高的代表（部長、省長、市長），可安排一位有關領導前往迎送。如是一般學者，則安排我方接待人員前往迎關或在各有關口岸設接待站，固定若干輛交通工具迎送，要在飛機場或火車站人員下落地點設明顯的通知牌。

     2、聯檢禮遇

     接待單位要根據接待計劃的要求及外賓的身份情況，事先開具有關證明。代表攜帶來參加會議的文字資料、器材、展品等入境時，要事先與有關聯檢部門聯系好。對于大型的、出席人數較多的國際會議，主辦或承辦單位須事先召集有關聯檢部門開一個工作協調會，請邊檢和海關部門為參加會議的國外代表安排專門通道。

     3、報到

     主辦單位給出席會議代表發邀請時要說明清楚或在他們到達之前通知對方有關會議的地點及下榻的賓館的名稱，并附上簡明的機場到賓館的交通圖。否則就會出現有的代表事先訂好其他賓館住下來后才到會議地點報到的分散不集中的現象。

     在下榻的賓館門口及住房登記處均可設立位置明顯的牌子，寫明代表們報到的具體地點或房號。報到地點一般設在易找到的地方。代表報到時，接待單位應該把為他們準備好的有關材料，如會議代表名單、房號、會議日程和議程、會議其他有關文件、各代表的發言稿或論文、代表證等交給會議代表（這些材料通常放在一個會議皮包里包括必要的文具送給他們）。

     4、安排會議的食宿行

     安排會議的食宿行要根據會議的實際需要而定。一般來說，住房方面，盡量將會議場地安排在代表下榻的賓館內或離住地不遠的地方；用餐方面，可以賓館內專門指定一個地點用餐，更好以自助餐形式，這樣可以節約時間和便于代表們相互會談。對一些有宗教禁忌的代表要予以特殊安排。交通工具上要寫明會議名稱（一般用簡寫），以便會議代表辨認。

     承辦單位要在賓館內設立聯絡辦公室或對外工作房，二十四小時值班處理各種會議進行中可能會出現的問題。值班人員必須要了解會議的各項情況，值班室要有各種有關單位的電話以及有關負責人的電話，以便遇到特別情況下，尤其是出現突發事件的情況下，值班人員請示路徑快，否則將會影響工作效率。承辦單位還應在賓館內設一個商務中心。會議期間會有許多資料要打印；有的代表只攜帶一兩份論文或發言稿，到達后方要打印。有的會議或國際體育比賽，由于中外記者比較多，還須配備新聞中心，有電腦給記者寫作，有電視給他們看現場直播，同時還可以用來舉行新聞發布會。

     5、新聞報道

     會議需要國內新聞機構報道的，要及時通知有關新聞單位，并提供簡單介紹會議的新聞稿以及重要人物的名單等。

     6、會議場所的設施與布置

     會議場所里的各項布置及各種設施均要在開會之前一天全部布置安裝調試完畢。主席臺如何布置；主席臺后面以什么為背景；場內的橫額如何掛、寫什么內容；與會代表座位如何擺設；參加會議的各國代表團團長桌面上除了放國家名的牌子外還需否放小國旗；順序如何擺，是否按字母順序等等，這些都需要按照會議的要求擺設。如果是承辦單位，則要事先請示主辦單位，按照主辦單位的要求擺設，并且要在開會之前布置好。國際會議場所布置有嚴格的要求，尤其是政治會議、聯合國或國際組織主辦的國際會議。一般來說，以主席臺后面的墻為背景，把會議的會徽、會議名稱、時間、地點布置在墻上，出席會議國家的國旗分別樹在背景兩旁，或者掛在室外。